10 Pertanyaan Penting Sebelum Mempekerjakan Konsultan

Konsultan

Sebelum menyewa konsultan, bicarakanlah dengan konsultan sebanyak mungkin. Bahkan jika Anda hanya memikirkan satu orang atau perusahaan, lakukan uji tuntas pada setidaknya beberapa orang atau perusahaan lainnya. Anda mungkin akan menyadari bahwa setiap wawancara akan membantu Anda fokus pada masalah yang memerlukan konsultasi.

1. Kebanyakan konsultan fokus pada dua bidang:

memotong biaya dan meningkatkan pendapatan. Menurut Anda apa hubungan kedua kegiatan tersebut? Apa yang ingin Anda lakukan?Pemotongan biaya adalah keterampilan konsultasi yang umum. Inilah yang dibutuhkan sebagian besar bisnis. Kebanyakan dari mereka menyewa konsultan eksternal untuk melihat secara objektif bagan organisasi, proses tambahan, dan lingkungan kompetitif. “Kami menghabiskan banyak waktu untuk berbicara dengan klien korporat, sehingga kami memahami apa yang mereka suka dan tidak suka,” kata salah satu konsultan. "Apa yang pelanggan hargai? Apakah sudah waktunya? Apa itu kualitas? Kami mendefinisikannya.” Artinya suatu perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawannya dan tetap tidak mempengaruhi aktivitas apapun yang tidak memberikan nilai tambah atau memberikan nilai tambah kepada pelanggan.

2. Apa pengalaman kerja Anda sebelum menjadi konsultan?

Terakhir, Anda harus berharap bahwa konsultan mana pun yang Anda gunakan memiliki rasa kemenangan yang kuat. Anda ingin orang atau tim tersebut fokus pada hal-hal yang akan memberikan nilai tambah terbesar bagi bisnis Anda dalam waktu sesingkat-singkatnya. Pemikiran seperti itu tidak muncul secara alami pada banyak orang. Secara umum, dibutuhkan dua jenis pengalaman: sebagai CEO atau pakar bisnis. Seorang konsultan dengan pengalaman ini menjawab perlunya manajemen biaya yang ketat, pengawasan yang ketat, dan hasil yang cepat. Ini adalah ciri-ciri yang sama yang harus Anda cari pada siapa pun yang memberi Anda nasihat ahli.

3. Berapa banyak profesional yang bekerja dengan Anda atau perusahaan Anda?

Konsultan bisnis pada dasarnya terbagi dalam dua kategori: praktisi tunggal dan pemain tim. Perbedaan keduanya biasanya terletak pada jenis pekerjaan yang dilakukannya. Seringkali solois menghadapi isu-isu yang kurang spesifik, strategis atau visioner; tim menghitung angkanya dengan lebih akurat. Kegiatan yang kurang spesifik biasanya memakan waktu lebih sedikit (terkadang hanya satu hari); lebih akurat membutuhkan lebih banyak. Salah satu dari karakteristik ini tidak lebih baik dan tidak lebih buruk dari yang lain. Kendala yang harus diwaspadai: Pedagang tunggal yang mengaku mampu mengendalikan semua akun Anda.

4. Apakah Anda akan menandatangani perjanjian kerahasiaan?

Apakah Anda berencana berhenti bekerja untuk pesaing kita?Minta semua konsultan untuk menandatangani surat kerahasiaan. Beberapa pemilik dan manajer berasumsi bahwa konsultan strategis jangka pendek tidak terlalu mengancam kepentingan pemilik dibandingkan dengan para pengolah angka. Jangan membuat asumsi itu. Anda dan karyawan Anda memiliki kebebasan untuk mendiskusikan topik bisnis apa pun dengan konsultan Anda dan memercayai kebijaksanaannya. Saat Anda merasa tidak nyaman, Anda tidak membicarakan berbagai hal secara langsung. Dalam hal ini, risiko Anda secara umum bukanlah Konsultan dengan sengaja mencuri informasi atau materi hak milik. Kebanyakan dari mereka cukup profesional – dan beroperasi di pasar yang cukup kecil – sehingga reputasi penting. Dalam kebanyakan kasus, risikonya terkait dengan konsultan yang secara tidak sengaja menyebutkan sesuatu. Jika dia menandatangani surat kerahasiaan, dia tidak akan berpikir dua kali.

5. Siapa pelanggan Anda yang lain? Orang dan perusahaan apa yang pernah bekerja sama dengan Anda sebelumnya?

Bolehkah saya menelepon mereka dan bertanya tentang pekerjaan Anda?Anda tidak terkesan dengan klien besar sebelumnya. Di perusahaan besar, konsultan dipekerjakan dalam kelompok yang menangani proyek yang sangat spesifik. Hanya karena pria berjas mahal itu mengaku sebagai mantan pelanggan Microsoft, bukan berarti dia mengenal Bill Gates dengan nama depannya. Faktanya, yang terbaik adalah jika konsultan tersebut pernah bekerja dengan perusahaan yang mendekati ukuran dan bentuk Anda. Mereka mungkin akan memahami kebutuhan Anda.

6. Berapa banyak klien yang bekerja dengan Anda pada saat yang sama?

Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk dicurahkan ke perusahaan kita untuk mencapai tujuan kita? Apakah Anda menjawab panggilan telepon atau email pada hari yang sama? Tanyakan kepada klien lain atau klien lama tentang ketanggapan dan perhatian konsultan. Serta pertanyaan yang lebih tajam dari konsultan. Semua pertanyaan ini berfokus pada poin yang sama: Seberapa perhatian konsultan terhadap kebutuhan Anda? Jumlah klien yang dapat dilayani dengan baik oleh konsultan bergantung pada jenis layanan yang ditawarkan dan klien yang terlibat. Namun ada beberapa aturan umum: Anda ingin pertanyaan atau kekhawatiran Anda terjawab pada hari yang sama. Jika Anda melakukan desain ulang besar-besaran, Anda mungkin tidak ingin konsultan Anda bekerja dengan lebih dari dua atau tiga klien. Peringatan: Beberapa pemilik dan manajer yang mempunyai pengalaman buruk dengan konsultan yang terlalu invasif (dan mahal) memperingatkan bahwa Anda tidak boleh menjadi satu-satunya klien konsultan tersebut.

7. Maukah Anda mengajari kami melakukan pekerjaan sendiri dan mandiri? Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Salah satu kendala paling umum dalam menggunakan konsultan adalah ketergantungan pada konsultan. Dari sudut pandang konsultan, ini bisa menjadi bisnis bagus yang menjamin pekerjaan di masa depan. Dari sudut pandang Anda, situasinya mungkin sedikit lebih baik dibandingkan sebelum kedatangan konsultan.Dengan menjadikan pelatihan sebagai bagian dari tugas konsultan, Anda dapat membatasi kemungkinan komitmen jangka panjang. Tentukan jangka waktu di mana konsultan dapat mencapai tujuannya. Tunjuk seorang karyawan untuk bekerja erat dengan proses ini dan pelajari semua yang mereka bisa.

8. Pernahkah Anda menulis sesuatu, diterbitkan atau tidak, yang membahas masalah perusahaan ini?

Konsultan suka menulis tentang pengalaman dan teori mereka. Terkadang gambaran ini mungkin cukup kasar, namun secara umum ini membantu Anda memahami bagaimana konsultan melihat pasar dan faktor bisnis yang dapat memengaruhi Anda. Selain itu, literatur manajemen atau teknis dapat menjadi tempat yang baik untuk mencari penasihat. Meskipun pakar manajemen terbaru dari Harvard Business Review mungkin berada di luar kebutuhan dan kemampuan Anda, Anda mungkin menemukan pakar yang berguna di surat kabar dan majalah bisnis atau regional.

9. Bagaimana Anda membayar layanan? Apakah biaya Anda termasuk waktu perjalanan dan biaya lain-lain atau ditagih secara terpisah?

Tidak ada persyaratan untuk membayar konsultan: beberapa konsultan bekerja dengan biaya langsung, yang lain berdasarkan komisi dan komisi, beberapa bekerja secara insidental - terkait dengan peningkatan penjualan atau pengurangan biaya. Seperti halnya membayar kontraktor luar, Anda harus memastikan kualitas pekerjaan dan menjaga biaya sesuai anggaran yang ditetapkan. Bagi konsultan, memfokuskan penggunaannya setepat mungkin membantu mencapai kedua tujuan tersebut. Juga, nyatakan dari awal pengeluaran tak terduga apa yang ingin Anda bayarkan dan bagaimana Anda akan membayarnya. Konsultan yang pernah bekerja di perusahaan besar mungkin harus mengeluarkan biaya yang bukan menjadi tanggungan Anda. Cari tahu berapa banyak yang ingin Anda belanjakan untuk keseluruhan proyek atau rangkaian proyek. Mintalah konsultan memberi tahu Anda secara tertulis jika proyek tidak selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

10. Dokumen apa yang akan Anda berikan kepada kami setelah proyek selesai? Siapa Pemilik Dokumentasi?

Menyimpan catatan tertulis tentang pekerjaan yang dilakukan konsultan Anda dapat memberikan beberapa tujuan, dan semuanya bermanfaat. Pertama, jika konsultasi berjalan dengan baik, biasanya konsultasi akan memberi Anda formulir dan alat untuk membantu meningkatkan kinerja Anda. Kedua, ini memungkinkan Anda melacak analisis perusahaan Anda dan jawaban yang diberikan. "Buku catatan" semacam itu bisa sangat berguna ketika menangani pertanyaan-pertanyaan di masa depan atau penasihat lainnya. Ketiga, jelaskan apa yang dilakukan dan tidak dilakukan penasihat saat mereka bekerja untuk Anda. Jika ada perselisihan mengenai pembayaran atau kepemilikan atau kerahasiaan, Anda akan mendapatkan dukungan. Umumnya, pekerjaan apa pun (termasuk spreadsheet, program komputer, peralatan mekanis, atau literatur) yang dilakukan konsultan untuk Anda. Terkadang - terutama jika menyangkut peralatan dan literatur - hal ini bisa menjadi masalah. Jelaskan sejak awal bahwa Anda ingin memiliki semua yang Anda dengar..